Condiciones del servicio y tratamiento de datos — BrandyGo

Versión: 14 · 6 de octubre de 2026

Para quien contrata BrandyGo. Esto es lo que aceptas: qué hace BrandyGo, qué hacemos con los datos de tus clientes y de tu equipo, qué no hacemos nunca, qué te prometemos de verdad y qué te toca a ti. Está escrito para leerse una vez y entenderse.

Es a la vez el contrato de servicio y el contrato de encargado del tratamiento que exige el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): el papel que te pedirán si alguna vez te inspeccionan. BrandyGo se contrata para un negocio, y quien lo contrata lo hace para su actividad profesional: por eso este contrato es entre profesionales. Si aun así la ley te considerase consumidor, sus normas se aplican y nada de lo que dice aquí las recorta.

Quién presta el servicio: Fidel Echevarría González, profesional autónomo, NIF 72188756J, con el nombre comercial Asentia. Domicilio: Calle Los Laureles, n.º 230, bloque 4, bajo B, 39310 Miengo (Cantabria). Contacto: asentia.studio@gmail.com y el WhatsApp con el que ya hablas con nosotros.

Cómo se acepta (artículos 23, 27 y 28 de la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información): lo lees en tu panel, marcas la casilla y pulsas «He leído y acepto», desde la cuenta principal del negocio. Antes de aceptar puedes salir sin que pase nada; los datos de tu negocio los corriges cuando quieras desde el panel. Está en castellano. Al aceptarlo guardamos quién lo aceptó, cuándo, qué versión y la huella del texto exacto, y desde ese momento puedes descargar tu copia en el panel: esa copia es la confirmación de la aceptación.

1 · Quién es quién

• Tú, el negocio, eres el responsable de los datos de tus clientes y de tu equipo. Decides qué módulos usas, qué escribes en tu ficha, a quién das acceso y qué haces con la información.
• Asentia es el encargado: pone la tecnología y trata esos datos sólo por cuenta tuya y sólo para que BrandyGo funcione. Ni una finalidad más. No decidimos nada sobre tus clientes ni sobre tu equipo por nuestra cuenta.
• Tus clientes y tu equipo tienen derechos sobre sus datos (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación). Los ejercen ante ti; nosotros te ayudamos a atenderlos (punto 13).

El encargo, en una tabla (artículo 28.3 del RGPD)

Tus instrucciones mandan, con un límite: si una instrucción tuya nos pareciera contraria al RGPD o a otra norma de protección de datos, te lo diremos en el momento y no la aplicaremos hasta aclararlo. Y si una ley nos obligara a tratar algún dato tuyo de otra manera (por ejemplo, un requerimiento judicial), te lo diríamos antes, salvo que esa misma ley lo prohíba.

2 · Qué es BrandyGo y qué módulos tiene

BrandyGo es el empleado digital de tu negocio. Estos son sus módulos; usas los que quieras:

• Asistente y canales: contesta a tus clientes por WhatsApp, por tu QR y por tu web, desde tu ficha (horarios, servicios, precios), y reserva citas.
• Agenda y reservas: citas, clases con plazas y series repetidas; ausencias del equipo; máquinas y cabinas.
• Clientes: fichas con nombre, contacto e historial; importar tus clientes desde un Excel o un CSV (y deshacer la importación).
• Ficha técnica: qué se le hizo a cada cliente en cada visita y, sólo con su permiso, sus datos de salud.
• Consulta sanitaria (sólo si eres un centro sanitario): la historia clínica de cada paciente, la familia de quien viene y las facturas de tus servicios sanitarios (punto 3.7).
• Que vuelvan: quién lleva más tiempo del suyo sin venir, con el mensaje escrito para que se lo mandes tú (punto 7).
• Cobros y caja: lo que cobras, por día y por método; bonos, ofertas, presupuestos y gastos. La tarjeta de nadie pasa por nosotros.
• Facturas y VERI*FACTU: emisión de facturas y su registro en la Agencia Tributaria (punto 5).
• Equipo y registro de jornada: una cuenta para cada persona, con permisos a tu medida, y su fichaje (punto 4).
• Brandy, el chat del negocio: la cuenta principal (y quien tú autorices) le pide cambios de precios, horarios, citas, cobros y consultas.

3 · Qué datos tratamos por tu cuenta, y qué no

3.1 Conversaciones de tus clientes con el asistente

Lo que se guarda: el texto que escribió tu cliente, con teléfonos, correos, DNI, NIE, números de cuenta y de tarjeta sustituidos por una marca antes de llegar a la base de datos; fecha y hora; canal (WhatsApp, QR, web); una etiqueta del tipo de pregunta; y, si preguntó por algo que tu ficha no cubre, esa palabra suelta. Lo que no se guarda: lo que cuente de su salud (si escribe que está embarazada o toma una medicación, el texto no se guarda: queda constancia de que hubo una consulta de salud, no de lo que contó; la detección es automática y no es infalible, por eso detrás está el borrado a 90 días), su dirección IP junto a la conversación (se usa un momento para frenar el abuso y se borra sola), el audio si habla por micrófono (se transcribe y se descarta), y las fotos y PDF que tú mandes para montar tu ficha (se leen, se te enseña lo entendido y se descartan).

Si eres un centro sanitario (punto 3.7), el texto que escriben en tu enlace o tu QR no se guarda nunca, porque allí casi todo lo que se cuenta es de salud y la detección automática no conoce todas sus palabras: de cada mensaje queda que lo hubo, su tipo y la hora.

En WhatsApp es distinto, y te lo decimos claro: la conversación es la memoria del asistente (sin ella no sabría de qué le hablaban hace un rato) y tu bandeja (la lees y contestas desde el panel), así que se guarda tal como la escribió tu cliente, con lo que cuente, también de su salud, 60 días, y se borra sola. La ven quienes de tu equipo tengan el permiso de conversaciones. El número de tu cliente es necesario para contestarle: va con su conversación y con sus citas, y Meta lo trata según sus condiciones para WhatsApp Business, que aceptas al conectar tu número.

3.2 Clientes, citas y ficha técnica

Para dar una cita hace falta nombre y teléfono; por eso, cuando tu cliente reserva, se guardan en su ficha con su historial de citas. Lo que escribas en las notas de una visita es tuyo y respondes de ello.

Los datos de salud (alergias, sensibilidad de la piel, medicación, embarazo) son datos de categoría especial (artículo 9 del RGPD). En BrandyGo sólo se pueden apuntar con el permiso explícito de la persona, que lo da ella misma con un enlace que le mandas, después de leer qué se guarda y para qué; queda guardado el texto exacto que aceptó y cuándo. Sin ese permiso, la app no deja apuntarlos en su sitio, y si se los dictas a Brandy como una nota cualquiera, te para y te ofrece pedir el permiso. No los escribas en las notas de siempre. Si la persona retira el permiso, lo apuntado se borra. Nunca se guardan en la conversación con Brandy: si los dictas, el mensaje lo lee el proveedor de inteligencia artificial para entenderlo (punto 11) y en el hilo queda tachado. Si eres un centro sanitario, la salud de tus pacientes va en su historia clínica, con sus propias reglas (punto 3.7).

3.3 Clientes que importas

Si subes tus clientes desde un Excel o un CSV, tú garantizas que los tienes legítimamente (porque son clientes tuyos y se lo informaste al recoger sus datos). La app sólo importa nombre, teléfono, correo y notas, no repite a quien ya está, guarda de qué fichero salió cada uno y te deja deshacer la importación entera. Una persona importada no recibe nada de BrandyGo por el hecho de importarla.

3.4 Cobros, caja, bonos, presupuestos, gastos y facturas

Guardamos importes, fecha, método de pago, concepto y a qué cliente corresponde. Nunca el número de una tarjeta. Si emites facturas o presupuestos con datos fiscales de un cliente (nombre, NIF, dirección), los guardamos porque el documento lo exige y durante el tiempo que la ley obliga (punto 9). De tus gastos, el nombre del proveedor y lo que subas de su factura.

3.5 Tu equipo

De cada persona con cuenta: nombre, correo, a qué tiene acceso y, si ficha, su registro de jornada (entradas, pausas y salidas, con la hora del servidor, y las correcciones con quién, por qué y qué dijo cada parte). Ni biometría ni geolocalización: no se toma huella, ni cara, ni posición; la identidad de quien ficha es su cuenta, con un código de un solo uso a su correo.

3.6 Tú

Tu correo, tu nombre, tu teléfono de contacto, tu ficha de negocio y los datos de tu suscripción. Estos datos los trata Asentia como responsable, para darte el servicio y cobrártelo; no son parte del encargo. Cómo los tratamos está en el aviso legal y de privacidad de BrandyGo.

3.7 Si eres un centro sanitario: la historia clínica

Si activas el modo consulta, BrandyGo lleva la historia clínica de tus pacientes: el motivo de consulta, la valoración, los objetivos, la nota de cada sesión, los informes y el alta de cada proceso, cada entrada con quién la firmó y su número de colegiado. Lo que cambia respecto a lo anterior:

• La base no es el consentimiento. La historia se lleva para la asistencia sanitaria (artículo 9.2.h del RGPD) y porque la ley te obliga a llevarla (Ley 41/2002, de autonomía del paciente, artículo 15). Por eso no se pide permiso para apuntarla ni se borra porque el paciente lo pida: se conserva lo que marca la ley, que es al menos cinco años desde el alta de cada proceso (artículo 17.1 de esa ley) y, en Cantabria, al menos quince años desde el fallecimiento (Ley 7/2002, de Ordenación Sanitaria de Cantabria, artículo 72). En BrandyGo, un paciente con historia firmada no se puede anonimizar: se archiva.
• Lo firmado no se cambia. La aplicación no permite modificar ni borrar una nota firmada, y la base de datos lo impone con sus propias reglas: corregir es añadir una corrección, con la nota original a la vista. Si alguna vez hubiera que tocar una (una orden judicial, un fallo técnico), queda registrado quién, cuándo y por qué.
• Sólo la ve quien tú decides, persona a persona («Historia clínica»: ver o escribir), y no va de serie a nadie, tampoco a quien lleva la gestión (Ley 41/2002, artículo 16.4). Cada vez que alguien la abre, la imprime o la descarga queda apuntado quién y cuándo, en un registro que no se puede borrar.
• El asistente que habla con tus pacientes no la ve nunca y no valora la salud de nadie: explica cómo trabajas y ayuda a pedir la valoración.
• Que Brandy lea la historia viene apagado. Si lo enciendes, sólo la lee cuando se lo pide alguien con permiso, queda apuntado a su nombre, lo que lee lo procesa el proveedor de inteligencia artificial del punto 11 para contestar y no se queda en la conversación. Brandy no diagnostica ni pronostica: ordena lo escrito y prepara borradores que firma una persona. Mientras no tengamos firmado con ese proveedor un contrato de encargo para datos de salud (punto 16), te recomendamos dejarlo apagado.
• Lo que Brandy manda a la inteligencia artificial va en código. En el modo consulta, con la historia o sin ella, los nombres de tus pacientes y de sus familiares, y todos los teléfonos, correos y DNI, salen hacia ese proveedor cambiados por un código, y sólo vuelven a ser nombres en tu pantalla. Es seudonimizar, no anonimizar (artículo 4.5 del RGPD): lo que alguien escriba a mano en una nota, como el nombre de un hermano o de una profesora, sale tal cual. Y hay dos cosas que no se pueden poner en código porque son la voz o la imagen misma: lo que le dictas por el micrófono (el audio va al proveedor para pasarlo a texto; si dictas el nombre de un paciente, va en el audio) y las fotos o PDF que le mandas a Brandy para que los lea. El audio no se guarda.
• La familia: cuando alguien pide cita por otra persona, queda registrado quién la pidió, su relación con el paciente y el texto que aceptó; para cada paciente decides qué familiares reciben avisos y facturas o pueden recibir información clínica. Si el paciente es menor de 14 años, lo que va por consentimiento (como los avisos por WhatsApp) lo deciden sus padres o tutores (artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018).
• Las facturas de tus servicios sanitarios llevan también el nombre del paciente y de quien le atendió, y pueden ir a nombre de su familia. El IVA que aplicas lo decides tú con tu asesoría (punto 5).
• Los documentos de la historia (el consentimiento informado firmado, un informe o una prueba de otro profesional) se adjuntan en PDF o en foto y son parte de ella: los ve quien ve la historia, abrirlos queda apuntado igual y se conservan como ella (punto 3.8).

Lo que te toca a ti como centro sanitario:

• el secreto profesional de tu equipo;
• el consentimiento informado de cada intervención (Ley 41/2002, artículo 8), que BrandyGo no sustituye;
• dar el permiso de la historia sólo a quien lo necesita para atender;
• comprobar quién es cada familiar;
• nombrar un delegado de protección de datos si la ley se lo exige a tu centro (artículo 34.1.l de la Ley Orgánica 3/2018: los centros sanitarios obligados a llevar historias clínicas, salvo los profesionales que ejercen a título individual);
• la evaluación de impacto de tu tratamiento, que te damos hecha para que la revises y la firmes (punto 13).

3.8 Documentos que adjuntas (PDF y fotos)

Puedes guardar documentos en PDF o en foto (JPG o PNG, hasta 4 MB cada uno) en la ficha de una persona (una autorización, un presupuesto firmado, lo que acredita quién la representa) y, si eres un centro sanitario, en su historia clínica (punto 3.7). Cómo se tratan:

• Se guardan en la base de datos, con el resto de tus datos (Supabase, Unión Europea), y cada uno con su huella (sha256), que permite comprobar en cualquier momento que el archivo es el mismo que se subió.
• Las fotos se guardan sin sus metadatos: la ubicación, la fecha y el aparato que el móvil guarda dentro de una foto se quitan al subirla. Los PDF se guardan tal cual.
• No se cambian. Si subiste uno por error, se retira diciendo por qué: el archivo se borra y queda quién lo retiró, cuándo y el motivo. Los de la historia clínica se conservan como ella; los de la ficha se borran cuando borras los datos de esa persona (punto 9).
• Abrir uno queda apuntado, quién y cuándo. Los de la historia los ve quien tiene el permiso de la historia clínica; los de la ficha, quien tiene el de clientes.
• Un PDF con código o con archivos escondidos dentro no se guarda (lo que hace peligroso a un PDF: JavaScript, abrir un programa, archivos incrustados), y se dice cómo guardarlo limpio. No hay antivirus: los archivos de tus clientes no se mandan a ningún servicio de fuera para analizarlos.
• Nunca se mandan a la inteligencia artificial. Si Brandy lee la historia (punto 3.7), sabe que hay un documento y su título, no lo que dice.
• Te los llevas con su archivo original: la descarga de todo lo de una persona y la de todo tu negocio van en un .zip con cada documento y su huella (punto 10).

4 · Registro de jornada: qué es y qué no es

El módulo de fichaje lleva el registro diario de jornada de tu equipo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que hace BrandyGo:

• Cada persona ficha con su propia cuenta y la hora la pone el servidor, no su teléfono.
• Nada se borra ni se sobrescribe. Los fichajes originales no se modifican nunca; una corrección va encima, con motivo, con quién la hizo y con la conformidad o el desacuerdo de la otra parte. La persona puede pedir correcciones de lo suyo y tú aceptarlas o rechazarlas.
• El registro se conserva cuatro años desde cada anotación, aunque la persona cause baja o tú te des de baja (punto 10), y está a disposición de cada persona (ve el suyo), tuya y de la Inspección de Trabajo: por persona y periodo, para imprimir y para descargar, con una huella que permite comprobar que el documento no ha cambiado.

Lo que no hace y te toca a ti: decidir implantarlo, informar a tu plantilla, consultar con la representación de las personas trabajadoras si la hay, y usarlo de verdad todos los días. BrandyGo es la herramienta; el obligado a llevar el registro eres tú. Este módulo no es asesoramiento laboral ni garantiza por sí solo el cumplimiento de ninguna obligación: si tienes dudas sobre tu caso, pregunta a tu asesoría laboral.

5 · Facturas y VERI*FACTU: qué es y qué no es

Cuando emites una factura desde BrandyGo, se genera su registro de facturación y se envía a la Agencia Tributaria a través de Verifacti (Bilbabit, S.L., NIF B75777847, Getxo), un proveedor especializado que actúa en tu nombre con su propio certificado. Para activarlo, firmas desde la app un modelo de representación, con verificación de identidad y sin certificado digital.

La obligación de usar un sistema así empieza el 1 de enero de 2027 para quien tributa por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos (Real Decreto-ley 15/2025, que aplazó el calendario del Real Decreto 1007/2023). Antes de esas fechas puedes usarlo de forma voluntaria.

Cada programa que interviene tiene su declaración responsable como sistema informático de facturación (Orden HAC/1177/2024, artículo 15): la de Verifacti es pública, y la de BrandyGo está pendiente de formalizar; hasta que lo esté, el registro VERI*FACTU no se activa con datos reales. Cuando esté, la verás dentro de la app.

Lo que te prometemos:

• Nunca verás «Registrada» sin la confirmación real de la Agencia Tributaria. Mientras tanto, la factura dice «Enviada, esperando» o «No se pudo enviar», y por qué.
• Ninguna factura se pierde por un fallo de red o del proveedor. La factura queda guardada con su estado y se reintenta; si no se consigue registrar, te lo decimos en la propia factura.
• Las anulaciones y las rectificativas también se registran.
• Conservamos tus facturas y sus registros al menos cuatro años y más si tu asesor te lo indica; te los entregamos cuando quieras y en la baja.

Lo que te toca a ti: eres el obligado tributario. Que los datos de la factura sean correctos (tus datos fiscales, los de tu cliente, el IVA que aplicas), revisar que tus facturas aparecen registradas, y tu relación con tu gestoría. BrandyGo no es asesoramiento fiscal.

6 · Cuentas de tu equipo y permisos

Cada persona entra con su cuenta y con un código de un solo uso a su correo. Tú decides qué ve y qué hace cada una (su agenda o la de todas, clientes, cobrar, gastos, facturas, equipo…) y lo cambias cuando quieras; lo que no está marcado no existe para esa persona. Tú respondes de a quién das acceso: si alguien con acceso a los clientes hace un mal uso, es tu equipo. Puedes quitar el acceso al momento, y sus fichajes se conservan.

7 · Mensajes a tus clientes para que vuelvan

Un mensaje para que alguien vuelva a reservar es una comunicación comercial (artículo 21 de la Ley 34/2002). Sin un consentimiento expreso, la ley sólo la permite a quien ya ha sido cliente tuyo, sobre servicios parecidos a los que contrató, y siempre que se le haya ofrecido negarse al recoger sus datos y en cada mensaje.

Lo que hace BrandyGo para que lo cumplas:

• No manda nada por su cuenta. «Que vuelvan» te enseña a quién le toca y te deja el mensaje escrito; lo mandas tú, desde tu WhatsApp, tu correo o llamando.
• Sólo propone a personas con visitas reales en tu agenda, nunca a quien lleva más de un año sin venir.
• Al reservar, a tu cliente se le ofrece decir que no (en la tarjeta de su cita y en el correo de confirmación), y puede hacerlo después desde el enlace de su cita.
• Cada mensaje lleva cómo darse de baja (contestar BAJA). Si te contesta que no, márcalo como «No insistir».
• Lo que pide tu cliente desde su cita queda guardado como suyo y no lo puedes quitar (artículo 22.1 de la misma ley: la baja se respeta).

Lo que te toca a ti: no escribir a quien no ha sido cliente ni a quien ha dicho que no; si importas clientes, haberles informado al recoger sus datos; y respetar las condiciones de WhatsApp, que piden que la persona haya aceptado recibir tus mensajes. De lo que mandes respondes tú.

8 · Qué NO hacemos. Nunca

• No vendemos ni cedemos los datos de tus clientes ni de tu equipo a nadie. Nos pagas tú, y ahí se acaba.
• No hay publicidad en tu asistente, ni perfilado publicitario de quien escribe, ni seguimiento por otras webs.
• No usamos tus conversaciones, tus clientes ni tus precios para otro negocio. Lo tuyo no sale de tu ficha hacia la de nadie.
• No cedemos tus datos para entrenar modelos de inteligencia artificial. El proveedor que usamos no entrena con lo que le mandamos (punto 11).
• No tocamos tu ficha, tus citas, tus cobros ni tus facturas por nuestra cuenta. Si tuviéramos que entrar en tus datos para arreglar un fallo, te lo diríamos.
• No fichamos por nadie ni corregimos fichajes. Eso sólo lo hace tu equipo, con su cuenta y con motivo.
• No diagnosticamos, ni valoramos la salud de nadie, ni recomendamos tratamientos. Ni el asistente de tus clientes ni Brandy. Una función así convertiría BrandyGo en un producto sanitario (Reglamento (UE) 2017/745) y no la añadiremos sin revisarla antes contra esa norma.
• No valoramos a las personas de tu equipo para decidir sobre su trabajo: contratar, despedir, ascender o repartir tareas según cómo es cada una. Brandy te da datos, no juicios; esas decisiones las tomas tú (el Reglamento europeo de IA trata como de alto riesgo la inteligencia artificial que las inclina).

9 · Cuánto se guarda cada cosa

10 · Baja, devolución de datos y lo que se conserva igualmente

Puedes darte de baja cuando quieras; no hay permanencia ni preaviso, y no cobramos nada por irte ni por llevarte tus datos, tampoco si te vas a otro proveedor (Reglamento (UE) 2023/2854, de Datos, capítulo VI). Al terminar:

• Te entregamos tus datos en formatos abiertos que lee cualquier programa. Desde el panel, cuando quieras, descargas todo tu negocio de una vez o todo lo de una persona, con su historia clínica firmada (JSON) y los documentos que adjuntaste, cada uno con su archivo original, en un .zip; tus listas en CSV; y la historia de cada paciente impresa en PDF; lo que necesites en otro formato te lo preparamos nosotros. Mientras tanto tu panel sigue abierto para descargarlo.
• Si te vas a otro proveedor (Reglamento (UE) 2023/2854, artículo 25): nos lo dices cuando quieras, sin preaviso. Desde ese día tienes 30 días de transición en los que BrandyGo sigue funcionando igual y te ayudamos a pasar tus datos y a planear la salida; si los necesitas, los alargas una vez por otro tanto. El contrato termina cuando hayas terminado el cambio. Después tienes al menos 30 días más para recuperar lo que falte.
• Si te vas sin cambiar de proveedor, tienes al menos 30 días desde la baja para recuperarlo todo.
• Borramos lo demás cuando terminan esos plazos, o antes si nos confirmas que ya lo tienes, salvo lo que la ley obliga a conservar: el registro de jornada (cuatro años desde cada anotación) y las facturas con su registro (al menos cuatro años) quedan guardados, bloqueados, sólo para atender a una inspección o a una persona de tu equipo que lo pida, y se borran cuando vence el plazo. Las copias de seguridad automáticas del proveedor de base de datos caducan solas en su ciclo y no se restauran salvo para recuperar el servicio.
• Si dejas de pagar sin darte de baja, el asistente de tu QR y de WhatsApp se apaga; tu panel sigue accesible y tus datos no se borran: si vuelves, sigue todo donde estaba. Pero no los guardamos para siempre sin servicio: a los tres meses sin pagar te escribimos, y si en 30 días más no nos dices nada, lo tratamos como una baja (lo de arriba: tus datos para descargar y luego el borrado).

Qué te llevas:

• tus clientes o pacientes, con sus familias;
• las citas, tus servicios y precios;
• los cobros, bonos y presupuestos, y los gastos;
• las facturas con su registro VERI*FACTU;
• el registro de jornada;
• las conversaciones de tu asistente que aún no se hayan borrado (punto 9), también las de WhatsApp;
• las peticiones de derechos que hayas apuntado (acceso, borrado…) y lo que contestaste;
• los documentos que adjuntaste, con su archivo original (punto 3.8);
• si eres un centro sanitario, las historias clínicas completas, con sus documentos.

Si eres un centro sanitario, no borramos ninguna historia clínica hasta que confirmes que la tienes, porque conservarla es obligación tuya (punto 3.7). Si no lo has confirmado pasados los 30 días, te avisamos y la guardamos bloqueada, sólo para entregártela.

11 · Quién más toca estos datos (subencargados)

Para prestar el servicio nos apoyamos en estos proveedores. Los autorizas al aceptar. Si añadimos o cambiamos alguno, te lo diremos con 30 días de antelación en tu panel y por correo; puedes oponerte y, si no podemos prestarte el servicio sin él, darte de baja sin coste y con tus datos. A cada uno le exigimos por contrato las mismas obligaciones que asumimos aquí (artículo 28.4 del RGPD), y de lo que hagan respondemos ante ti.

Cuando parte del tratamiento ocurre fuera del Espacio Económico Europeo, se hace con las garantías del capítulo V del RGPD: cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea y, cuando el proveedor está adherido, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

Stripe cobra tu suscripción: trata tus datos de pago, no los de tus clientes, y por eso no está en esta lista.

Los correos que nos escribes llegan a nuestro buzón (Gmail) a través de un servicio de reenvío (ImprovMX). Son para hablar contigo y no para datos de tus clientes, por eso no están en esta lista (punto 12: «El soporte, sin datos de tus clientes»).

12 · Seguridad, confidencialidad y qué pasa si algo sale mal

Lo que hay puesto (artículo 32 del RGPD): conexión cifrada; acceso por cuenta con código de un solo uso al correo (sin contraseñas que robar); permisos por persona; aislamiento de cada negocio en la base de datos (ningún negocio puede leer los datos de otro, verificado con pruebas automáticas); el registro de jornada y las facturas se guardan sin posibilidad de modificarlos ni borrarlos desde la aplicación, y la base de datos lo impone con sus propias reglas; los datos de salud separados y sólo con permiso; frenos contra el abuso; una comprobación diaria automática de que todo responde; y una copia diaria, cifrada y fuera de nuestro proveedor de base de datos, del registro de jornada, de las facturas y de las historias clínicas, en cuanto su almacén externo esté encendido (punto 16). Hasta entonces no hay otra copia que la propia base de datos en vivo, y por eso es lo primero de esa lista.

Confidencialidad: las personas de Asentia que pueden acceder a los datos están obligadas a guardar secreto, también después de dejar de trabajar con nosotros, y sólo acceden cuando hace falta para el servicio o para lo que tú pidas. Lo mismo vale para lo que sepamos de tu negocio (tus cifras, tus precios, tus clientes): no se lo contamos a nadie ni lo usamos para otra cosa.

El soporte, sin datos de tus clientes: no nos mandes datos de tus clientes o pacientes por correo ni por WhatsApp (una captura, un nombre con su motivo de consulta…). Si hace falta mirar algo suyo para ayudarte, lo miramos en tu panel. Cada vez que alguien de Asentia entra en tus datos queda apuntado quién, cuándo y para qué, en un registro que no se puede borrar, y lo ves en tu panel (Equipo, «Cuándo ha entrado Asentia en tus datos»).

Si hay una brecha de seguridad que afecte a los datos de tus clientes o de tu equipo, te avisamos sin dilación indebida y como mucho en 48 horas desde que lo sepamos, por el correo de tu cuenta y, si nos lo has dado, por teléfono: qué ha pasado, a qué datos y a cuántas personas afecta, qué consecuencias puede tener y qué hemos hecho y recomendamos. La notificación a la Agencia Española de Protección de Datos, si procede, la haces tú (tienes 72 horas), y te damos lo que necesites para hacerla.

Tu acceso es tuyo. El código de entrada es personal y de un solo uso; si alguien entra con tu correo es porque tiene tu correo. Puedes cerrar el acceso de cualquier persona del equipo al momento.

13 · Te ayudamos a cumplir

• Derechos de tus clientes y de tu equipo: desde la ficha de una persona ves y corriges sus datos, descargas todo lo suyo (también su historia clínica firmada y sus documentos), borras sus datos o, cuando la ley te obliga a guardarlos (una factura, una historia clínica), los bloqueas: se apartan y no se usan ni se ven (artículo 18 del RGPD y artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018). Lo que la identifica se guarda aparte con su huella; no sale en la lista, ni en la agenda, ni a Brandy, y su historia no se abre. Sólo se ponen a disposición de un juez, la Fiscalía o una autoridad que los pida, dejando apuntado quién y con qué referencia; si la persona vuelve, los desbloqueas tal cual estaban. Cada descarga queda apuntada.
• Las peticiones y su plazo (artículo 12.3 del RGPD): cada petición de una persona sobre sus datos se apunta en su ficha con el día en que llegó, y ves cuándo vence (un mes, prorrogable una vez hasta tres, diciéndole por qué dentro del primero); la bombilla te avisa una semana antes. Contestada, queda cerrada con lo que se hizo. Si una petición llega a nosotros, te la pasamos sin responderla por nuestra cuenta.
• Evaluación de impacto y consulta previa (artículos 35 y 36 del RGPD): te damos nuestro análisis de riesgos de BrandyGo y la información que necesites para la tuya; si eres un centro sanitario, te damos hecha la de la consulta, con cómo funciona BrandyGo por dentro, para que la revises y la firmes.
• Demostrar que cumplimos: te damos la información necesaria para comprobarlo. Puedes hacer, o encargar a un auditor obligado a secreto, una auditoría al año avisando con 30 días, sin acceso a datos de otros negocios; y siempre que lo pida una autoridad de control.
• Registro de actividades: llevamos el nuestro como encargado (artículo 30.2 del RGPD).

14 · El servicio: lo que te prometemos de verdad

• Tu asistente contesta desde tu ficha. Está construido para no afirmar nada de tu negocio que no esté en ella: lo que dice se comprueba contra tu ficha antes de servirse, y cuando no lo sabe, lo dice y deriva a tu equipo. Es un modelo de lenguaje y puede equivocarse: por eso ves sus conversaciones en tu panel y corriges tu ficha cuando haga falta. De lo que escribas en tu ficha respondes tú.
• Tu asistente siempre dice que es una inteligencia artificial (artículo 50.1 del Reglamento europeo de IA, que se aplica desde el 2 de agosto de 2026). No se puede configurar para que lo niegue. Y cada texto que escribe va marcado como generado por una IA de forma legible por máquina al servirse (artículo 50.2).
• El precio, con su IVA, la periodicidad y la forma de pago son los que figuran en el momento de contratar (en la página de compra y en el propio cobro), con su periodo de prueba si lo hay. No se clavan aquí para que este documento no envejezca contradiciendo a la caja. La suscripción se renueva sola en cada periodo hasta que te des de baja; darte de baja corta el siguiente cobro, sin coste.
• Dependemos de terceros para partes del servicio (punto 11). Una incidencia suya puede afectar temporalmente a esa parte; lo que te prometemos es que tus datos no dependen de esa parte (siguen guardados en la base de datos y en su copia, punto 12) y que se te dice qué pasa en vez de disimularlo. Si el asistente se queda sin el proveedor de IA, sigue contestando con la información de tu ficha, sin inteligencia artificial.
• No hay compromiso de disponibilidad con penalización (nada de porcentajes garantizados): esto corre sobre proveedores en la nube y prometer una cifra que no medimos sería mentir.
• Soporte por WhatsApp o correo con Asentia, en horario laboral y en castellano.

15 · De qué respondemos y de qué no

Respondemos de que BrandyGo haga lo que dice este documento, con la diligencia de un profesional, y de los daños que te cause un incumplimiento nuestro o de nuestros proveedores (punto 11).

Lo que no se puede hacer con BrandyGo:

• usarlo para decidir sobre la salud de alguien sin el juicio de un profesional (lo que dice Brandy es un borrador; lo que dice tu asistente, información de tu ficha);
• mandar mensajes comerciales a quien no puede recibirlos (punto 7);
• meter datos de personas que no tienes derecho a tratar;
• intentar entrar en lo de otro negocio o en el funcionamiento interno del servicio;
• configurar tu asistente para que se haga pasar por una persona;
• usar Brandy para valorar a las personas de tu equipo para decidir sobre su trabajo;
• revender BrandyGo o copiarlo.

Si se incumple, podemos suspender el servicio, avisándote antes salvo que haya que cortar un daño en curso, y tus datos siguen siendo tuyos (punto 10).

Si alguien nos avisa de que algo es ilegal (Reglamento (UE) 2022/2065, de Servicios Digitales, artículos 14, 16 y 17): cualquiera puede avisarnos de un contenido ilegal en lo que BrandyGo publica de tu negocio, como explica el aviso legal de BrandyGo. Lo revisa una persona, no un programa. Si hay que retirar o limitar algo, retiramos sólo eso y te decimos qué, por qué y con qué base; puedes contestarnos para que lo revisemos de nuevo y, si no estás de acuerdo, acudir a los tribunales.

No respondemos de lo que escribas en tu ficha o en las fichas de tus clientes, de los datos que introduzcas mal, de los clientes que importes sin poder hacerlo, de los mensajes que mandes, de tus decisiones laborales, fiscales o comerciales, ni de lo que haga tu equipo con el acceso que le des. Si algo de eso nos causa una reclamación o una sanción, respondes tú.

El tope: nuestra responsabilidad frente a ti por este contrato se limita a la mayor de estas dos cantidades: lo que nos hayas pagado en los doce meses anteriores al hecho que la origine, o 1.000 € (así el tope no es cero mientras pruebas el servicio sin pagar); y no incluye el lucro cesante ni los daños indirectos. El tope no se aplica si hay dolo o culpa grave por nuestra parte (artículo 1102 del Código Civil), ni limita lo que la ley nos haga responder ante tus clientes o tu equipo (artículo 82 del RGPD) o ante una autoridad por lo que sea nuestro.

16 · Lo que todavía no está activo, y qué pasa mientras tanto

Es verdad el día de esta versión; cambia con cada versión, y el panel te pide aceptar la nueva.

17 · Lo tuyo y lo nuestro, cambios, ley y tribunales

Lo tuyo es tuyo. Tus datos, tu ficha, tus textos, tu logo y lo que escriben tus clientes o pacientes son tuyos. Nos das sólo el permiso necesario para prestarte el servicio mientras lo tengas, y se acaba con él. BrandyGo es nuestro: el programa, su diseño, sus textos y su marca. Lo usas mientras tengas el servicio, sin copiarlo ni revenderlo.

Si cambiamos estas condiciones, te lo diremos con al menos 30 días y verás la versión nueva en tu panel para aceptarla; si no la aceptas, puedes darte de baja y te entregamos tus datos. El precio, igual: si sube, te lo decimos en el panel y por correo con al menos 30 días; el nuevo se cobra desde la primera renovación después de ese plazo, y si no te conviene te das de baja antes sin pagar nada más. Se rigen por la ley española. Para lo que no podamos resolver hablando, los juzgados que correspondan según la ley.

18 · Aceptación

Al pulsar «He leído y acepto las condiciones» desde la cuenta principal del negocio, este documento queda aceptado. Guardamos: quién lo aceptó (cuenta y nombre), cuándo, la versión, la huella del texto exacto aceptado, y desde dónde (dirección IP). Puedes descargar tu copia con esa información en cualquier momento desde el panel.